JAPHICマーク取得企業においては、システム的な個人情報保護対策だけでなく、物理的な対策も必要です。
また紙媒体の取り扱い多いケースでは、シュレッダーハサミが採用されることもあります。
今回は、JAPHICマーク取得企業がシュレッダーハサミを使用することのメリット・デメリットを解説します。
シュレッダーハサミとは?
シュレッダーハサミは、複数のギザギザした刃が備わった、個人情報などを含む書類を裁断できる道具です。
効果としては一般的なシュレッダーと同じですが、JAPHICマーク取得企業で使用する場合、従業員が直接自身の手で裁断することになります。
また刃の枚数は製品によって異なり、3枚刃や5枚刃、7枚刃などのものが販売されています。
紙の裁断タイプについても、紙を帯状にカットするストレートカット、刃を交差させて紙をブロック状に切るクロスカットがあります。
JAPHICマーク取得企業がシュレッダーハサミを使用するメリット
JAPHICマーク取得企業がシュレッダーを採用するメリットとしては、主に以下のことが挙げられます。
・電源不要でどこでも使える
・コンパクトで収納しやすい
・ランニングコストが不要
・少量処理に便利
シュレッダーハサミはコンセントが不要なため、JAPHICマーク取得企業は場所を選ばずに使えます。
オフィス内はもちろん、従業員がテレワークを行うカフェや自宅でも使用可能です。
電動シュレッダーのような騒音が発生せず、静かに使えるのも利点です。
またハサミであるため、引き出しやペン立てなどにコンパクトに収納できます。
電動シュレッダーのように、専用の置き場所を確保する必要がありませんし、外に持ち出す際はカバンのポケットなどに入れてもかさばりません。
さらに、シュレッダーハサミは電気代がかからず、初期費用のみで済みます。
ちなみに、シュレッダーハサミはダイレクトメールの宛名部分やレシートなど、少量の個人情報を処分する際に重宝します。
重いシュレッダーをわざわざ出してくる手間がないため、こまめに処分するのに向いています。
JAPHICマーク取得企業がシュレッダーハサミを使用するデメリット
一方で、JAPHICマーク取得企業におけるシュレッダーハサミの使用には、以下のようなデメリットがあります。
・大量処理には向いていない
・裁断サイズが粗くなる場合がある
・歯の間に紙片が詰まりやすい
シュレッダーハサミは一度にカットできる枚数が限られているため、大量の書類を処分するには時間と労力がかかります。
また手が疲れてしまうため、大量の書類を裁断するのには不向きです。
さらに製品によっては、裁断幅が広くカットが甘いものもあります。
完全に復元できないようにするためには、丁寧に細かくカットする必要があり、こちらは度手間になってしまうおそれがあります。
JAPHICマーク取得企業は、他の企業よりもさらに高レベルの個人情報保護体制を敷かなければいけません。
そのため、たとえ時間がかかってもきちんと個人情報が確認できないようになっているか、チェックする必要があります。
さらに、シュレッダーハサミは刃の数が多いので、紙片が挟まって取り除くのが面倒な場合があります。
従業員数が多いJAPHICマーク取得企業では、シュレッダーハサミを導入するとき、何本もまとめて導入することが考えられます。
これらすべてに紙片が詰まってしまうと、業務効率の低下につながりかねません。
まとめ
JAPHICマーク取得企業においては、システムによる個人情報保護対策にばかり目が行ってしまい、基本的な対策がおろそかになっているケースがあります。
特に紙媒体の処理については、今回解説したシュレッダーハサミなどを使用し、適切に行いましょう。
また物理的な対策としては、他にも鍵付きキャビネットの導入や、機密情報が保管されている部屋の入退室管理などが挙げられます。
