JAPHICマーク取得企業は、適切な方法で社内パスワードを保管しておかなければいけません。
例えばファイルで管理する場合は、そのファイル自体にもパスワードをかける必要があります。
また他の保管方法としては、紙で保管もあります。
今回は、紙でパスワードを保管するメリット・デメリットについて解説します。
JAPHICマーク取得企業が紙でパスワードを保管するメリット
パスワードを紙にメモして保管する方法には、主に以下のようなメリットがあります。
・管理がしやすい
・サイバー攻撃の被害に遭わない
・端末が壊れても問題ない
各メリットについて詳しく説明します。
管理がしやすい
紙でパスワードを保管する方法のメリットは、なんといっても管理のしやすさです。
ファイルで保管する場合、パスワードが必要なアカウントが増えるたびにファイルを開き、内容を変更して保存しなければいけません。
一方、紙の場合はパスワードを見ながら、そのまま書き写すだけでOKです。
また不要なパスワードが出てきたときも、そのページを捨てるかもしくは二重線などで削除するだけで済みます。
ただし、紙の場合もメモやノートなどを厳重に保管しなければいけないため、保管方法によってはそれほどファイルと手間が変わらない可能性もあります。
サイバー攻撃の被害に遭わない
紙でパスワードを保管する方法のメリットとしては、サイバー攻撃の被害に遭わないということも挙げられます。
基本的にオンラインの環境で使用するスマホ、パソコンなどは、第三者からの攻撃により、パスワードが保管されたファイルなどが盗まれるおそれがあります。
一方、紙の状態で保管しておけば、物理的に窃取されない限りパスワードが漏えいすることはありません。
端末が壊れても問題ない
パソコンやスマホでパスワードを保管する場合、これらのデバイスが故障したとき、パスワードごと紛失してしまうおそれがあります。
もちろんバックアップやクラウドサービスなどの対策はありますが、パスワードが必ずしも残っているとは限りません。
紙で保管する場合、デバイスが壊れようと、メモさえあればいつでもパスワードをチェックできます。
JAPHICマーク取得企業が紙でパスワードを保管するデメリット
紙でのパスワード管理にはメリットもありますが、当然デメリットもあります。
具体的には以下の通りです。
・紛失すると中を見られる
・紛失するとすべてのパスワードがわからなくなる
各デメリットについて詳しく説明します。
紛失すると中を見られる
紙に書いて保管されているパスワードは、サイバー攻撃の被害に遭わないという話をしました。
もちろんこちらは事実ですが、その反面物理的な紛失にはとにかく弱いです。
ファイルの場合、保管場所がわからなくなったり、誤って削除したりしても、復元できる可能性があります。
一方紙を誤って捨ててしまったり、紛失したりすると、二度と手元には戻ってこない可能性が高いです。
もちろん、紛失すれば中を見られてしまい、記載方法によってはパスワード全般を窃取・悪用されることも考えられます。
紛失するとすべてのパスワードがわからなくなる
先ほども触れた通り、紙でパスワードを保管する方法は、物理的な紛失に弱いです。
その紙にしかパスワードを保管していない場合、紛失するとすべてのパスワードが一度にわからなくなります。
もちろん、パスワードがわからなければ、企業活動にも大きな影響を及ぼします。
まとめ
JAPHICマーク取得企業は、紙媒体とデータの両方でパスワードを保管するようにしましょう。
また、ファイルの場合はそのファイル自体にパスワードを設定し、紙媒体も鍵付きのキャビネットなどで厳重に保管すべきです。
すぐに使用するからといって、従業員のデスクの見える位置に紙を置いていたり、ポストイットでパソコンに貼り付けたりしてはいけません。
