【個人情報対策】JAPHICマーク取得企業が購入すべきキャビネットのポイント

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キャビネットは、書類や備品などを収納する家具であり、オフィスキャビネットとも呼ばれます。
JAPHICマーク取得企業をはじめとする個人情報取扱事業者は、個人情報が含まれる書類などをこちらで保管することが望ましいです。
今回は、JAPHICマーク取得企業が購入すべきキャビネットのポイントを解説します。

JAPHICマーク取得企業が購入すべきキャビネットのポイント5選

以下のポイントを押さえたキャビネットを導入すれば、JAPHICマーク取得企業は紙媒体における個人情報を保護しやすくなります。

・セキュリティ性が高い
・収納量が多い
・地震対策がされている
・両開き扉型
・耐久性が高い

各項目について詳しく説明します。

セキュリティ性が高い

JAPHICマーク取得企業のキャビネットは、必ずセキュリティ性が高いものを選ばなければいけません。
個人情報を保管するわけですから、こちらは当然のことです。

具体的には鍵付きのタイプを選ぶ必要があり、鍵付きキャビネットにもいくつかの種類があります。
一般的なのは鍵穴に差し込むシリンダー型ですが、他にも暗証番号を設定するダイヤル式やプッシュ型などがあります。

近年は、開閉履歴を管理できるカードリーダー方も登場しているため、コストとのバランスを見てきちんと個人情報を保護できるタイプを選びましょう。

収納量が多い

JAPHICマーク取得企業のキャビネットは、なるべく収納量が多いものにするべきです。
なぜなら、個人情報が記載された書類は、時間が経つにつれて量が増える可能性があるからです。

もし収納しきれなかった場合、追加でキャビネットを購入しなければいけませんし、安全ではない場所で書類を保管しなければいけなくなるリスクも高まります。

地震対策がされている

地震対策がされているかどうかも、JAPHICマーク取得企業がキャビネットを購入する際にチェックしたいポイントです。

例えば、地震に揺れを感知して扉が開かないようにする耐震ラッチや、振動を感知して扉の開放を軽減するキャッチ機能などです。

地震の発生時、キャビネットから書類が落ちてしまうと、紛失や他の書類と混ざってしまう可能性があります。
そのため、書類はキャビネット内にとどまらせなければいけません。

両開き扉型

キャビネットの扉にはいくつかの開閉方法がありますが、JAPHICマーク取得企業が購入するのにおすすめなのは両開き扉型です。

こちらはいわゆる観音開きになっているキャビネットで、収納したものを隠してオフィス内をスッキリさせてくれるという特徴があります。
また死角ができにくいことから、整理しやすく取り出しやすいというのもメリットです。

個人情報が記載された書類は、よく使用するものの乱雑には保管できないため、このような開閉方法のキャビネットで保管するのが望ましいです。

耐久性が高い

JAPHICマーク取得企業は、購入するキャビネットの耐久性にも注目するべきです。

例えばキャビネットの設置場所が歩く向きを変える合流地点、切り替え地点の場合、足がもつれて前に転んでしまう可能性があります。
このような場所では、強い衝撃で割れる可能性のあるガラス製よりも、頑丈なスチール製のキャビネットを選択した方が良いです。

こうすることで従業員の重大なケガを未然に防げるだけでなく、キャビネット内から個人情報が記載された書類が散乱することも防止できます。

ちなみに大量の書類や、紙媒体以外も保存するという場合も、頑丈なスチール製のキャビネットの方が適しています。

まとめ

一口にキャビネットといっても、大きさや収納量、セキュリティ性や付随機能などはそれぞれ異なります。
そのため、JAPHICマーク取得企業は単純に書類を保管する場所と捉えるのではなく、個人情報を守るための場所と考えて、導入するものを選びましょう。
またJAPHICマーク取得企業は、物理的な個人情報保護対策だけでなく、データの保護対策にも力を入れる必要があります。

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