個人情報保護研修は、文字通り企業が従業員に対し、個人情報の取り扱い方法や法的義務について教育するための研修です。
特に個人情報保護に特化したJAPHICマーク取得企業においては、高品質の研修が必要不可欠です。
今回は、JAPHICマーク取得企業における個人情報保護研修のポイントを解説します。
JAPHICマーク取得企業の個人情報保護研修におけるポイント4選
従業員に向けた個人情報保護研修を行う際、JAPHICマーク取得企業は以下のポイントを押さえておく必要があります。
・全従業員を対象にする
・自社に合った内容にする
・臨機応変に実施する
・オンライン研修やeラーニングを活用する
各項目について詳しく説明します。
全従業員を対象にする
JAPHICマーク取得企業の個人情報保護研修は、原則すべての従業員を対象にしなければいけません。
顧客等の個人情報を取り扱う部門はもちろん、その他の部門に所属する従業員も、従業員自身の個人情報がどのように管理されるべきなのか知っておく必要があるからです。
また業務で個人情報を取り扱う部門については、基礎的な知識だけでなく社内の管理基準や事故発生時の対応など、実務的な知識も学ばせる必要があります。
ちなみにここでいう業務で個人情報を取り扱う部門には、カスタマーサービスや営業、マーケティング部門などが含まれています。
自社に合った内容にする
JAPHICマーク取得企業が行う個人情報保護研修は、必ず自社に合った内容にしなければいけません。
一口にJAPHICマーク取得企業といっても、その業種はさまざまです。
例えば医療業界や金融業界では、厳しい個人情報保護の要件が存在し、これらの業界特有の事例や対策に焦点を当てた研修が必要です。
つまり、普遍的な研修だけでは不十分だということです。
またJAPHICマーク取得企業の規模によっても、研修の内容は変わってきます。
大規模の場合は、多くの従業員に対応できる総合的な研修、中手企業ではより実務的な内容が求められます。
臨機応変に実施する
年に1回、半年に1回など、企業は個人情報保護研修を開催するタイミングを定めるのが一般的ですが、JAPHICマーク取得企業は臨機応変に対応すべきです。
例えば新入社員が入社したとき、ヒヤリハットが起こったとき、社内報告や共有がうまくいっていないことに気付いたときなどに実施しましょう。
開催時期を固定してしまうと、最新の情報セキュリティ対策が取れなかったり、企業の個人情報保護体制に不安を抱えたまま経営を続けなければいけなかったりします。
またこのような状況が続くと、いずれ個人情報漏えい事故などが発生し、JAPHICマーク取得企業は大きく信頼を失ってしまう可能性があります。
オンライン研修やeラーニングを活用する
個人情報保護研修と言えば、受講する従業員が一堂に会して行われる集合研修のイメージが強いかと思います。
もちろん集合研修も大事ですが、大規模なJAPHICマーク取得企業では、すべての従業員のスケジュール調整が難しくなることがあります。
そのため、オンライン研修やeラーニングなどの方法も適宜組み合わせましょう。
オンライン研修は、Web会議システムを利用して行われる研修方法であり、企業側・従業員側ともに安定した通信環境があれば導入可能です。
またeラーニングは、従業員が自らインターネットを通じて動画などのコンテンツを視聴し、個人情報保護のスキルを身につける研修方法です。
場所や時間の制限なく研修が実施できるため、効率性はアップします。
まとめ
JAPHICマーク取得企業の上層部だけが強い個人情報保護の意識を持っていても、思うように情報セキュリティ事故は防げません。
やはり直接業務に携わる機会の多い従業員が意識を高めなければ、トラブルや事故は起こりやすくなります。
また、そのためには適切な内容の個人情報保護研修を全従業員に対し、適切な頻度で実施し続けなければいけません。
