JAPHICマーク取得企業は、顧客や取引先などから個人情報保護に関する厚い信頼を得ています。
その分、個人情報漏えいなどの事故が発生したときのダメージはより大きくなります。
また個人情報漏えい対策の一つに、機密文書処理業者への業務委託が挙げられます。
今回は、機密文書処理業者の選び方を中心に解説します。
機密文書処理業者の概要
機密文書処理業者は、名前の通り企業が所有する機密文書について、内容が漏えいしないようなセキュリティ体制の整った施設で処理する業者です。
JAPHICマーク取得企業だけに限らず、個人情報取扱事業者は数多くの機密情報を所有しています。
これらは自社で廃棄することもできますが、安全な環境で適切に廃棄するためには時間もコストもかかります。
このような場合に、処理を一任できるのが機密文書処理業者の良いところです。
JAPHICマーク取得企業における機密文書処理業者の選び方3選
JAPHICマーク取得企業が機密文書処理業者に業務を委託する場合、以下の点をチェックすることをおすすめします。
・実績やマークの取得があるか
・処理工程やフローに問題はないか
・証明書を発行しているか
各項目について詳しく説明します。
実績やマークの取得があるか
機密文書処理業者を選ぶにあたって最初に注目したいのは、やはり業者としての実績です。
例えば誰もが知るような大企業、金融機関などと取引を行っている業者であれば、安心して業務を委託できます。
取引実績などについては、各業者のホームページを確認すれば記載されているケースがほとんどです。
またISO27001、プライバシーマークなどを取得しているかどうかも、業者選びのポイントだと言えます。
ISO27001は情報セキュリティマネジメントシステムのことで、プライバシーマークは個人情報の取り扱いが適切であることを証明する制度です。
処理工程やフローに問題はないか
機密文書の処理工程、フローに問題がないかどうかも、業者選びの際には確認しておきたいポイントです。
具体的には、処理するまでの時間が短いかどうか、自社専用車を保有しているかといった点をチェックしましょう。
業者によっては、依頼から処理までの時差が大きく、処理するまで何週間も文書が保管されるケースがあります。
このような処理工程の場合、JAPHICマーク取得企業が預けた機密処理文書の内容が漏えいするリスクが高まります。
そのため、なるべくスピーディーに処理してくれる業者の方が安心だと言えます。
また自社専用車がある場合、関与する作業員の数が減少する上に、ルールが異なる複数の企業での運用などもなくなるため、文書のセキュリティ性は向上します。
証明書を発行しているか
信頼できる機密文書処理業者のほとんどは、処理した後に機密情報抹消証明書を発行しています。
こちらは、機密文書やデータが適切に抹消されたことを証明する書類です。
紙や電子媒体で発行され、処理の実施日時や担当業者名などが記載されています。
また機密情報抹消証明書は、JAPHICマーク取得企業が社内で処理記録として残しておくことが可能です。
つまり個人情報漏えいなどのトラブルが生じたときでも、処理は適切に行われたことが証明できるということです。
逆に証明書を発行していない業者の場合、確実に機密文書やデータが処理されたかどうかを確認できません。
場合によっては、不適切もしくは違法な方法で文書を処理している可能性もあります。
まとめ
JAPHICマーク取得企業にとって、個人情報を適切に管理し、本来の目的通りに使用することはとても大切です。
また廃棄についても、同じくらい重要な作業と認識する必要があります。
機密文書がJAPHICマーク取得企業のもとを離れたからといって、漏えい時などの責任がなくなるというわけではありません。
そのため、機密文書処理業者は時間をかけて慎重に選択しましょう。
