JAPHICマーク取得企業が気を付けて管理したいデバイスは、パソコンやタブレット、スマートフォンだけではありません。
個人情報を含むさまざまなデータが保存されているUSBメモリも、細心の注意を払って管理する必要があります。
今回は、JAPHICマーク取得企業におけるUSBメモリの紛失対策について解説します。
JAPHICマーク取得企業のUSBメモリ紛失対策4選
日頃業務でUSBメモリを使用するJAPHICマーク取得企業は、以下の対策を講じることをおすすめします。
・USB所持時のルールを決める
・小さすぎるUSBメモリを使用しない
・スマートタグを活用する
・データの暗号化やデバイス制御を行う
各項目について詳しく説明します。
USB所持時のルールを決める
JAPHICマーク取得企業では、従業員がUSBメモリを所持する際のルールを決めることで、紛失を防ぐ必要があります。
具体的には、会社や自宅に直行直帰するというルールを設ければ、途中で寄り道した場所に置き忘れるなどのリスクは軽減されます。
また移動の途中には取り出さないこと、行動を取るごとにUSBメモリがあるか確認すること、行動を上司に報告することなどを義務付けるのもポイントです。
もちろんこれらのルールを徹底させるには、そもそもJAPHICマーク取得企業の従業員における情報セキュリティの意識を向上させなければいけません。
小さすぎるUSBメモリを使用しない
JAPHICマーク取得企業で使用するUSBメモリは、あくまで標準サイズのものにするべきです。
近年は非常にサイズが小さいUSBも多く、中には大人の指先に乗せられるようなものもあります。
しかしこのような小さいものは、落としたり見失ったりしがちです。
また落下したときにもほとんど音が鳴らないため、紛失したこと自体なかなか気付かないというケースも多いです。
小さければ小さいほど持ち運びやすいですが、そこまでのサイズにしなくても、短時間持ち出す程度であれば特に問題はありません。
スマートタグを活用する
スマートタグを活用することも、JAPHICマーク取得企業におけるUSBメモリの紛失対策です。
スマートタグは、ものの紛失を防ぐのにとても有効なアイテムです。
元々は鍵や財布の紛失防止に使用されていたもので、USBメモリのストラップホールに取り付けて使用します。
スマートタグさえつけていれば、スマートフォンと連携して位置情報がわかったり、スマートフォンとの距離が近くなるとアラートで知らせてくれたりします。
ちなみに、スマートタグは1つ1,000～6,000円程度であるため、そこまで用意するのにコストがかかるわけではありません。
USBメモリを持ち出すときのみつけるようにしていれば、1つ購入するだけでも事足りる場合があります。
データの暗号化やデバイス制御を行う
ここまではUSBメモリの物理的な紛失対策について解説しましたが、万が一紛失してしまった場合に備え、技術的な対策を取っておくことも大切です。
具体的には、データの暗号化やデバイス制御を行いましょう。
データを暗号化していれば、万が一USBメモリをなくしてしまっても、第三者に読み取られるリスクを低減できます。
近年は、暗号化機能が標準搭載されているUSBもあるため、こちらを購入すれば便利です。
また、USBメモリとパソコンのアクセスを制限できるデバイス制御も有効です。
JAPHICマーク取得企業が指定したUSBメモリのみを使用可能にすることで、不必要なデータのやりとりをなくし、個人情報漏えいなどを防ぎやすくなります。
まとめ
JAPHICマーク取得企業が所有するすべてのデバイスは、当然ながら一切紛失や保存されたデータの漏えいが許されません。
もし不注意によって個人情報などが漏えいしてしまったら、JAPHICマーク取得企業は大きな社会的制裁を受けることになります。
そのため、USBメモリなどメインではないデバイスの保管にも気を配り、従業員には設定したルールを遵守させなければいけません。
