JAPHICマーク取得企業の中には、オフィスでのデスクワークをメインとしているところも多いです。
またそのような環境において便利なのが、個人情報保護に役立つ文房具の数々です。
近年は、さまざまな種類の個人情報保護を目的とした文房具が販売されています。
今回はそれらのうちのいくつかを紹介します。
JAPHICマーク取得企業が導入すべき個人情報保護に役立つ文房具5選
デスクワークにおける個人情報漏えいのリスクを軽減させるためには、以下のような文房具を導入すべきです。
・個人情報保護スタンプ
・個人情報保護のり
・目隠しシール
・個人情報保護ファイル
・5連刃ハサミ
各項目について詳しく説明します。
個人情報保護スタンプ
個人情報保護スタンプは、書類などに印刷された個人情報を捺印によって判読しにくくするためのスタンプです。
セキュリティスタンプとも呼ばれます。
特殊な印面デザインや濃い黒色のインクなどが採用されていて、文字を隠す効果が高いのが特徴です。
住所から氏名までしっかり隠しやすいため、手軽に個人情報保護対策を行えます。
また個人情報保護スタンプは、耐水・耐光・耐薬品性のあるインクを使用していることも多いです。
そのため、濡れたり擦れたりしても、捺印部分のインクが落ちにくいです。
個人情報保護のり
個人情報保護のりは、主に封筒などのあて名や住所といった個人情報を隠すために使用される、黒い特殊なのりです。
こちらを個人情報の上に塗って貼り合わせることで情報が隠蔽され、シュレッダーを使用しなくとも安全に廃棄できます。
また一度のりを貼り付けた後は、剥がそうとしても破れて読めなくなるため、個人情報保護体制の強化にはおすすめです。
目隠しシール
目隠しシールは、個人情報や機密情報が記載された書類などに貼り、第三者に見られないように隠すためのシールです。
裏面が黒色や地紋印刷で、下地の情報が透けて見えないようになっています。
またさまざまなサイズがあるため、書類だけでなく封筒やハガキなどさまざまなものに活用できます。
特に一度貼ると剥がせないタイプは、JAPHICマーク取得企業のデスクワークにおいて、個人情報漏えいのリスクを大幅に軽減します。
個人情報保護ファイル
個人情報保護ファイルは、適切に個人情報が保管できるクリアファイルです。
通常、書類を挟んで持ち運ぶ際、中の個人情報が第三者に見えてしまうのを防ぐために使用されます。
具体的には、のぞき見防止機能がついたものや不透明タイプなどの種類があります。
のぞき見防止機能は、ファイルに模様や特殊な印刷を施すことで、中の情報が直接見えないように工夫されたものです。
例えば、手裏剣柄や細かいドット柄などが採用されることが多いです。
また不透明タイプのものは、中身が一切見えないように設計されていて、書類を持ち運ぶ際も安心です。
5連刃ハサミ
5連刃ハサミは、文字通り刃が5つついているハサミです。
一度にたくさんのものを細かく刻むことができ、シュレッダーのように個人情報が記載された書類を細かく刻むことも可能です。
そのため、5連刃ハサミがあれば、JAPHICマーク取得企業はわざわざシュレッダーを購入しなくても良い可能性があります。
また一度に広範囲を切れるため、作業効率は上がりやすく、時間と体力の節約になります。
ただし、明らかに分厚い紙などは刻みにくいことがあります。
まとめ
JAPHICマーク取得企業では、高度な個人情報保護対策にばかり気が行き過ぎてしまい、簡単な対策をおろそかにしてしまうことがあります。
そのため、システムの構築も大事ですが、まずはオフィスにおける物理的な対策から見直していきましょう。
またデスクワークにおいて、個人情報が危険に晒される機会が多いという場合は、前述したような便利な文房具を適宜導入してください。
