JAPHICマーク取得企業が重要な機密情報、個人情報を物理的に保管する際、金庫を使用することがあります。
またこちらの金庫は、個人情報をセキュアな状態で保管するのにふさわしいスペックのものでなければいけません。
今回は、JAPHICマーク取得企業における金庫の選び方について解説します。
JAPHICマーク取得企業における金庫の選び方5選
金庫に個人情報を保管するJAPHICマーク取得企業は、以下の点をクリアしている金庫を選ぶようにしましょう。
・収納物の量に合ったもの
・設置場所に適したもの
・耐火性や耐水性があるもの
・セキュリティレベルの高いもの
・重さがあるもの
各項目について詳しく説明します。
収納物の量に合ったもの
JAPHICマーク取得企業は、収納するものの量に合ったサイズの金庫を選ばなければいけません。
せっかく金庫を購入したにもかかわらず、保管すべきすべての個人情報が収納できない場合、一部はセキュリティレベルが下がってしまいます。
こちらは、JAPHICマーク取得企業にとって適切な個人情報対策を講じているとは言えません。
また収納物のカテゴリ分けをしたい場合は、棚や引き出しが付いているタイプの金庫を選ぶと良いでしょう。
設置場所に適したもの
JAPHICマーク取得企業が金庫を購入する場合、設置場所に適したものを選ぶことも大切です。
具体的には、金庫を設置する場所の幅や奥行き、高さを測定し、金庫のサイズが適切かどうかを判断します。
またよくある失敗としては、金庫の開閉スペースを考慮していないことです。
金庫のドアは基本的に正面に付いているため、開閉したときのスペースに余裕があるかどうかも考えておかなければいけません。
開閉のスペースが確保できなかった場合、使い勝手が悪くなったり、当初予定した場所に金庫を置けなかったりする可能性があります。
耐火性や耐水性があるもの
JAPHICマーク取得企業が金庫で個人情報を保管する場合、耐火性や耐水性があるものを選ぶのも大切です。
どれだけ厳重に個人情報を保管していても、金庫の耐火性が低い場合、火災が発生したときにすべて燃えてしまいます。
実際、耐火性の高い金庫に個人情報を保管していたことで、会社の建物などは焼けてしまったものの、個人情報は無事だったというケースはあります。
また台風や津波などによってオフィスが浸水したとしても、金庫の耐水性が高ければ個人情報やその他の機密情報の安全は守りやすくなります。
セキュリティレベルが高いもの
JAPHICマーク取得企業が使用する金庫は、なるべくセキュリティレベルが高いものでなければいけません。
例えば金庫の施錠方式には、ダイヤル式やテンキー式などがありますが、もっともおすすめなのは指紋認証式です。
こちらのタイプであれば、セキュリティ担当者など一部の従業員しか金庫を開閉できないため、内部不正のリスクも軽減できます。
特に複数人で個人情報を管理する場合は、よりセキュリティ面を考慮しなければいけません。
重さがあるもの
JAPHICマーク取得企業は、ある程度重さのある金庫を選ぶことも大切です。
こちらは、金庫ごと窃盗されるのを防ぐためです。
耐久性が高い金庫だからといって、必ずしも重さがあるとは限りません。
また軽い金庫の方が場所を移動させやすいですが、個人情報の保管場所をそこまで頻繁に変えることは考えにくいです。
それであれば、金属製で重さのあるタイプを設置し、第三者や従業員などによって金庫ごと窃盗されるリスクを減らすことをおすすめします。
まとめ
JAPHICマーク取得企業の個人情報は、以前と比べてそこまで物理的に保管されるケースが多くありません。
紙媒体での保管ではなく、データに移行させることで、システム管理ができるからです。
しかし、いまだに書類などの形で個人情報を所有している企業は多く存在します。
そのため、金庫は必ず導入し、できる限りセキュリティを突破されないような工夫をするべきです。
