JAPHICマーク取得企業は、自社のことを顧客に発信するために、ホームページを作成することがあります。
またホームページに従業員の写真を掲載し、ブログなどを作成するケースもありますが、これらの情報は当然個人情報です。
今回は、ホームページに従業員の写真を掲載する際の注意点について解説します。
会社のホームページに従業員の写真を掲載する場合の注意点
ホームページで従業員の写真を使用する場合、JAPHICマーク取得企業は以下の点に注意しなければいけません。
・本人の同意を得る
・データを適切に管理する
・肖像権侵害に注意する
・利用目的を明確にする
・退職者には再度同意を得る
各項目について詳しく説明します。
本人の同意を得る
JAPHICマーク取得企業のホームページに従業員の写真を載せる場合、必ず本人の同意を得なければいけません。
たとえ自社の従業員でも、無断で掲載すると個人情報保護法に違反してしまいます。
また同意を得る際は、口約束ではなく同意書を交わすなど、書面で記録を残すことで後々のトラブルを防ぎやすくなります。
データを適切に管理する
JAPHICマーク取得企業がホームページに掲載する従業員の写真データは、適切に管理しなければいけません。
例えば、セキュリティ性の高い環境で管理し、アクセス制限を設けるなど、漏えいを防ぐための対策を講じましょう。
また写真データを持ち運ぶ場合は、従業員におけるデバイス使用のルールについても明確化しなければいけません。
肖像権侵害に注意する
JAPHICマーク取得企業が従業員の写真を取り扱う場合は、肖像権の侵害にも注意する必要があります。
従業員の写真は、本人が特定できる状態で掲載する場合、肖像権侵害になる可能性があるため、注意が必要です。
また本人が特定できる要素としては、位置情報や背景などが挙げられます。
スマホで撮影した写真には、撮影場所の緯度経度が含まれることがあります。
この情報が公開されると、自宅や行動履歴が特定されることが考えられます。
また写真に写り込んだ背景から、従業員の職場や自宅、よく利用する場所などが特定されることもあります。
そのため、ホームページに写真を掲載する際は、従業員の情報が必要以上に漏れないようにしなければいけません。
利用目的を明確にする
利用目的を明確にすることも、JAPHICマーク取得企業がホームページに従業員の写真を掲載する場合の注意点です。
利用目的については、事前に公表するか、本人に通知しなければいけません。
たとえ危険な使い方でなかったとしても、本人に目的を伝えなければ、個人情報の取り扱いとしては正しくありません。
また従業員の写真の利用目的を変更する場合は、変更後の目的に元の目的との関連性があることが求められます。
例えばホームページへの掲載から、SNSの掲載に変更する場合などです。
退職者には再度同意を得る
JAPHICマーク取得企業のホームページにおいて、退職したメンバーの写真をそのまま継続して使用する場合があります。
このようなケースでは、退職時にあらためて同意を得ることが望ましいです。
もし同意を得られなかったというのであれば、速やかに写真の掲載を停止し、最新の情報に更新しなければいけません。
もちろん、同意を得る前に、退職した従業員から掲載されている写真の削除を要請されることもあります。
この場合も、当然JAPHICマーク取得企業は要請に応じなければいけません。
まとめ
ホームページの作成は、ほとんどのJAPHICマーク取得企業が行うことです。
また従業員の写真を何気なく使用しているところも多いですが、使用時には必ず本人の同意を得なければいけませんし、管理も適切に行う必要があります。
もちろん、写真の使い方に不備があって個人情報が漏えいすると、JAPHICマーク取得企業としての地位は低下します。
さらに、従業員からの信頼を失うことにもつながります。
