JAPHICマーク取得企業は、自社の業務の効率化を図るために、さまざまなツールを導入しています。
またそのツールの一つに、ファイル共有ソフトが挙げられます。
こちらは業務上のメリットがある反面、個人情報保護を徹底しなければいけないJAPHICマーク取得企業にとってデメリットもあるものです。
今回はこちらの内容を解説します。
ファイル共有ソフトの概要
ファイル共有ソフトは、インターネットを介して不特定多数のユーザーが直接ファイルをやり取りできるソフトウェアです。
P2Pという仕組みを採用したもので、各利用者のパソコンがネットワークの一部となり、サーバを介さずにファイルをアップロード・ダウンロードするシステムが特徴です。
ファイル共有ソフトのメリット
JAPHICマーク取得企業がファイル共有ソフトを使用することには、主に以下のメリットがあります。
・手軽で迅速なファイル共有
・業務効率の向上
・リアルタイムでの共同編集
・自動削除の心配がない
・コスト削減
各メリットについて詳しく説明します。
手軽で迅速なファイル共有
ファイル共有ソフトでは、ユーザー間で直接ファイルを簡単にやり取りできます。
そのため、素早い情報交換に役立ちます。
業務効率の向上
ファイル共有ソフトを活用すれば、グループ単位でファイルを管理し、必要なユーザーに一括で共有できるため、JAPHICマーク取得企業の業務効率は向上します。
リアルタイムでの共同編集
一部のファイル共有ソフトでは、権限を持つユーザーがファイルを同時に編集できる機能があるため、こちらは特に迅速な業務の消化に便利です。
自動削除の心配がない
ファイル共有ソフトは、ファイル転送サービスとは異なり、一定期間で自動的にファイルが自動削除される心配がありません。
コスト削減
ファイル共有ソフトの利用は、JAPHICマーク取得企業におけるコスト削減にもつながります。
ファイル共有ソフトの場合、自社でサーバなどの機材を購入する必要がなく、必要な容量を柔軟に利用できるため、初期費用や保守費用を節約することが可能です。
ファイル共有ソフトのデメリット
一方で、JAPHICマーク取得企業におけるファイル共有ソフトの使用には、以下のデメリットもあります。
・セキュリティリスクが高い
・情報漏えいが懸念される
・著作権侵害のリスク
・削除の困難さ
各デメリットについて詳しく説明します。
セキュリティリスクが高い
ファイル共有ソフトは匿名性が高く、誰がファイルをアップロードしたのか不明な場合があります。
そのためウイルス感染や不正アクセスのリスクが非常に高く、JAPHICマーク取得企業は注意しなければいけません。
情報漏えいが懸念される
ファイル共有ソフトには、情報漏えいのリスクもあります。
例えばインストールした端末から意図しないファイルが公開されたり、機密情報や個人情報が外部に流出したりすることが考えられます。
著作権侵害のリスク
ファイル共有ソフトでは、違法なコンテンツをダウンロードしたり、アップロードしたりする可能性があります。
こちらは著作権侵害につながる可能性があります。
削除の困難さ
ファイル共有ソフトで一度共有されたデータは、関連する端末にデータが残っている限り、完全に削除することが難しいです。
例えばJAPHICマーク取得企業における複数の従業員が、各自支給されたパソコンなどのデバイスでファイル共有ソフトを使用する場合、そのデバイスはすべて削除対象です。
まとめ
ファイル共有ソフトは、関係者への一括共有や複数人での共同編集などが可能なため、業務効率は飛躍的に向上します。
その反面、個人情報漏えいなどのセキュリティリスクは高いため、お世辞にもJAPHICマーク取得企業に向いているソフトウェアとは言えません。
ただし個人情報漏えい対策ツールを導入したり、ネットワークの制限をかけたりすれば、ある程度セキュリティリスクは軽減できます。
