JAPHICマーク取得企業に求められるのは、強固な情報セキュリティ体制です。
こちらは主にシステム化された体制を指しますが、必要なのはそれだけではありません。
物理的な対策もあわせて取ることで、より堅牢な体制が構築できます。
ここからは、JAPHICマーク取得企業が導入すべきクリアデスクについて解説します。
クリアデスクの概要
クリアデスクは、社内でできる情報セキュリティ対策の一つです。
離席時や退社時、デスクの上に個人情報が記載された媒体を放置しないことを指します。
ここでいう媒体とは、紙媒体だけでなくUSBなどの記憶媒体も含まれています。
特にフリーアドレスの場合はクリアデスクが必須です。
フリーアドレスは、従業員が自由にデスクを選んで働けるオフィス形態です。
デスクは従業員の共有物になるため、よりクリアデスクによる配慮が求められます。
もし対策を取っていなかったら、個人情報漏えい時に原因を把握しにくくなります。
クリアデスクのメリット
JAPHICマーク取得企業におけるクリアデスクには、主に以下のメリットがあります。
・情報漏えいの防止
・不正利用の防止
・業務効率の向上
デスクが整理されていないと、極秘の情報などを第三者に見られる可能性があります。
そのため、クリアデスクによってそのリスクを排除することが大切です。
また企業において従業員の不正利用は重大なリスクファクターの一つです。
こちらを防止するためにも、個人情報が記載された媒体は整理しておく必要があります。
ちなみにクリアデスクは、業務効率の向上にもつながります。
デスク上にものが散らかっている場合、必要なものを探すのに手間がかかります。
実際ビジネスパーソンは、書類を探すのに1日平均20分を要しているとされています。
こちらは年間だと80時間にものぼります。
しかもこちらは紙の書類を探すだけの時間に過ぎません、
ペンなど他のものを探す時間を含めれば、もっと長くなることが予想されます。
クリアデスク導入のポイント
クリアデスクを導入する場合、端末の不正な持ち出しを防止しなければいけません。
例えばノートパソパソコンやタブレット端末などは、施錠可能な場所に置きます。
こうすることで他者に見られないようにする必要があります。
また端末のパスワードについては、簡単な文字列にしないことが基本です。
パスワードに生年月日や社員番号を使用すると、不正利用のリスクが高まります。
これではクリアデスクを実施している意味がありません。
ちなみに、クリアデスクの場合はサーバーの整備や強化も求められます。
なぜなら紙を減らす代替としてタブレットやスマートフォンが必要になるからです。
当然サーバー周りのインフラが脆弱だと、デバイスのアクセスについていけません。
こちらは業務に支障をきたす原因となります。
その他サーバーと同時に、クラウドサービスの活用も推奨されます。
クリアデスクが定着しない場合は?
なかなか従業員のクリアデスクが定着しない場合は、まず従業員教育が必要です。
従業員の意識の欠如により、クリアデスクの重要性が伝わっていない場合があります。
また忙しい業務環境では、デスク上の整理整頓に時間を割く余裕がありません。
そのため従業員の業務環境を見直し、クリアデスクの優先度を上げることも大切です。
さらにクリアデスクを定着させるには、利便性の問題も解決しなければいけません。
必要な媒体を適切に整理しアクセスしやすくしなければ、定着は難しくなります。
まとめ
ここまで、JAPHICマーク取得企業が導入すべくクリアデスクについて解説しました。
クリアデスクはいたってシンプルな情報セキュリティ対策です。
しかしシンプルがゆえに後回しになったり、おろそかにされたりしやすいのも事実です。
JAPHICマーク取得企業の個人情報は、漏えいしてから対策していては遅いです。
そのためクリアデスクのようなシンプルな対策は、必ず定着させなければいけませ
