JAPHICマーク取得企業は、業務においてさまざまなアイテムを使用します。
例えばパソコンやスマホといったデジタルデバイスの他、紙媒体も使用しますが、中には付箋を使うところもあるかと思います。
しかし、JAPIHCマーク取得企業が付箋を使用する場合、注意すべき点がいくつかあります。
JAPHICマーク取得企業が付箋を使用する際の注意点5選
JAPHICマーク取得企業が業務で付箋を使用する場合、主に以下の点に注意すべきです。
・個人情報を記載しない
・紛失対策を取る
・盗み見対策を取る
・ITツールと併用する
・多く使いすぎない
各項目について詳しく説明します。
個人情報を記載しない
JAPHICマーク取得企業は業務で付箋を使用しても構いませんが、基本的にそこには個人情報を記載してはいけません。
付箋に書く情報は、誰が見ても問題ない情報に限定しましょう。
具体的には、その日のTo-Doリストや簡単なメモ、覚え書きなどです。
逆に書いてはいけないのはIDやパスワード、住所や電話番号、クレジットカード情報や個人情報を含むメールアドレスなどです。
特に、IDやパスワードは、パソコンに貼っておくと便利ではありますが、個人情報漏えいのリスクが高まるため、限られた人物にしか見られないようにしなければいけません。
紛失対策を取る
JAPHICマーク取得企業が付箋を使用する場合、紛失対策も事前に講じておかなければいけません。
付箋はテープなどで紙を貼る場合よりも剥がれやすく、サイズも小さいです。
そのため、紛失のリスクは高いと言えます。
またもし個人情報が記載された付箋を紛失してしまった場合、JAPHICマーク取得企業では個人情報の漏えいが起こりやすくなります。
もし付箋を使用するのであれば、前述の通り個人情報を記載しないだけでなく、貼る場所を限定すべきです。
盗み見対策を取る
盗み見対策も、JAPHICマーク取得企業が付箋を使用するにあたっては重要なことです。
付箋はパソコンの横やデスクの上など、誰でも目に付く位置に貼られることが多いです。
そのため、個人情報が記載されていると、盗み見られる可能性が高くなります。
またこのとき盗み見を行うのは、JAPHICマーク取得企業の従業員だけでなく、来客や取引先、配送業者などの第三者である可能性もあります。
そのため、付箋には個人情報の記載を控えるとともに、その個人情報を適切に利用できる人物だけが確認できる場所に貼ることをおすすめします。
ITツールと併用する
JAPHICマーク取得企業で付箋を使用する場合、ITツールと併用することも大切です。
例えばタスク管理や情報整理を行う際、ITツールを併用することにより、個人情報を紛失するリスクが低下します。
またITツールはセキュリティ対策も充実しているため、個人情報などの機密情報の管理には適しています。
多く使いすぎない
JAPHICマーク取得企業は、付箋を多く使いすぎないことにも気を付けなければいけません。
例えば、気になることや忘れたくないことを何でもかんでも付箋に記載し、パソコンの横やデスクに貼っている従業員がいるとします。
付箋はサイズが小さく剥がれやすい上に、何枚も貼ると記載されている情報が見にくくなります。
そのため、記載してある情報が見える程度の枚数にとどめておきましょう。
また最低限の使用量であれば、もし付箋に漏れてはいけない個人情報を記載してしまっていたとしても見えやすいため、トラブルが発生する前に剥がすことができます。
まとめ
付箋は非常に便利なアイテムですが、使い方によってはJAPHICマーク取得企業の信頼を大きく低下させることがあるものです。
そのため、JAPHICマーク取得企業の上層部の方は、一度現場での付箋の使い方についてチェックしてみましょう。
個人情報の漏えいは、わずかな気の緩みから起こるものであり、JAPHICマーク取得企業であればそのようなリスクを少しでも排除しなければいけません。
