JAPHICマーク取得企業の中には、JAPHICマークもしくはJAPHICマークメディカルを取得する医療機関も存在します。
また医療機関は大量の個人情報を取り扱うため、特に取り扱いに注意しなければいけません。
今回は、医療機関でよくある個人情報関連のヒヤリハットについて解説します。
医療機関における個人情報関連のヒヤリハット5選
ヒヤリハットとは、ヒヤリとしたりハッとしたりするような、重大な事故になりかけた危険な出来事を指しています。
JAPHICマークを取得する医療機関では、以下のような個人情報関連のヒヤリハットに注意すべきです。
・診察券や保険証の取り違え
・書類の放置
・外部との連携における誤送信
・声掛け、確認の不徹底
・電話対応
各項目について詳しく説明します。
診察券や保険証の取り違え
JAPHICマークを取得する医療機関でまず注意しなければいけないのが、診察券や保険証の取り違えです。
医療機関では、来院した患者さんから診察券を預かりますが、こちらには患者さんのフルネームが記載されています。
そのため、返却する患者さんを間違えてしまうと、別の患者さんのフルネームが漏えいしてしまうことになります。
またさらに危険なのが保険証であり、こちらには患者さんのフルネームだけでなく、生年月日や事業者名称などより多くの情報が書かれています。
これらの取り違えを防ぐためには、患者さんとの相互確認と手渡し、ダルブルチェックなどの対策が必要です。
書類の放置
JAPHICマークを取得する医療機関では、患者さんの情報が記載された書類を放置してしまうケースもあります。
例えば患者さんの氏名や住所、病名などが記載された書類やカルテをデスクに放置したまま席を離れると、それが第三者の目に触れてしまう可能性があります。
特に医療機関の受付で放置が発生すると、他の患者さんの目に触れるリスクがあるため、非常に危険です。
このような重要な書類は、使用するとき以外は所定の場所に保管するなど、個人情報漏えいのリスクを最低限に抑えなければいけません。
外部との連携における誤送信
クリニックでは、他の医療機関や調剤薬局など、外部と連携を取る機会も多いです。
しかし、外部とのFAXやメールのやり取りにおいて、宛先を間違えて個人情報を送信しないように注意が必要です。
このような誤送信は、医療機関以外でもよく見られるヒヤリハットです。
メールの送信前は、宛先をしっかり確認し、記載する内容や添付するファイルなどについても、間違いがないかその都度チェックしなければいけません。
声掛け、確認の不徹底
JAPHICマークを取得する医療機関においては、受付や待合室で患者さんを呼び出すことがあります。
このとき、同性の患者さんが存在する場合、誤って別の患者さんに情報を伝えてしまうことが考えられます。
そのため、声掛けや確認の際は、必ず患者さんをフルネームで呼ぶようにしましょう。
電話対応
JAPHICマークを取得する医療機関では、患者さんやその家族などからの電話に対応することもあります。
このとき、個人情報に関することを質問されるケースがありますが、その場合はしっかり本人確認を行わなければいけません。
特に本人ではなく家族を名乗る人物に対する対応は、慎重に行う必要があります。
本人確認が不十分なまま、病状などの個人情報を伝えてしまうと、取り返しがつかないことになる可能性もあります。
まとめ
冒頭でも触れたように、JAPHICマークを取得する医療機関では、膨大な量の個人情報を取り扱います。
また病状などについては、要配慮個人情報といって、特に配慮が必要な個人情報に該当します。
そのため、前述したようなヒヤリハットを未然に防ぎ、少しでも個人情報漏えいのリスクを軽減させなければいけません。
ほんのわずかな気の緩みが、医療機関の信用を失墜させてしまう可能性があります。
