【個人情報対策】JAPHICマーク取得までの期間が長引いてしまう理由について

未分類

JAPHICマークの取得を目指す事業者は、認定審査機関に問い合わせを行い、その後は申込や必要書類の提出、各種審査などが行われ、最終的に審査に通過すると、認証書とマークが発行されます。
しかし、場合によってはマーク取得までの期間が長引いてしまうことがあります。
今回はこちらの主な理由について解説します。

JAPHICマーク取得までの期間が長引いてしまう理由

JAPHICマークは、数ある第三者認証の中でも、審査がスピーディーなことで有名です。
申請から認証までの期間はおよそ1~2ヶ月であり、取得を急いでいる事業者にも向いています。

しかし、以下のようなケースでは、取得までの期間が1~2ヶ月よりも長くなってしまう可能性があります。

・審査の締め切りを過ぎた場合
・提出書類に不備があった場合
・現地審査にかかる費用を支払わなかった場合
・審査が不合格だった場合

審査の締め切りを過ぎた場合

JAPHICマークは、審査に通過してすぐに取得できるとは限りません。
こちらは、認証日というものが存在するからです。

JAPHICマークの認証日は、毎月1日です。
そのため、審査を完了した月の翌月1日が認証日となります。
例えば、1月10日に審査を完了した場合、JAPHICマークを所得できるのは2月1日ということになります。

また、審査については、毎月15日前後が締め切りとなっています。
そのため、こちらの締め切りを過ぎると、実際マークを取得するのは翌々月になってしまう可能性があるため、注意が必要です。

提出書類に不備があった場合

JAPHICマーク取得の申請を行う際、すべての事業者は以下のような書類を提出しなければいけません。

・個情報(通則編)自己評価表
・番号法(事業者編)自己評価表
・1年以内の最新版の登記謄本の写しまたは開業届
・個人情報保護およびマイナンバーに関する規定類

これらの提出書類を元に、認定審査機関において文書審査が行われますが、内容に不備があった場合や、文書審査を通して疑義が発生した場合などは、再提出もしくは別途必要な資料の提供などが必要になるため、次の段階である現地審査に移るのが遅くなります。

また、大きな指摘を受けた場合は、現地審査までに是正しなければいけないため、よりJAPHICマーク取得までの期間は長引くことが考えられます。

現地審査にかかる費用を支払わなかった場合

文書審査が完了すると、次は申請事業者に対して現地審査が実施されます。
こちらは、文書審査によって発生した疑義を確認したり、文書の記載通りに体制が整備され、運用されているかを確認したりするものです。

また、現地審査に訪れるのは、認定審査機関に属する審査員ですが、このとき申請事業者は、現地審査にかかる交通費や宿泊費などを負担しなければいけません。
もし、支払いの確認ができなかったら、審査が中止になってしまう可能性があり、こうなるとJAPHICマーク取得までの期間は大幅に長期化します。

ちなみに、交通費や宿泊費の金額や支払い方法などについては、各認定審査機関の規定によって異なります。

審査が不合格だった場合

文書審査や現地審査の後は、判定会議によってJAPHICマーク認証の可否を決定します。

こちらは、具体的には文書審査や現地審査の結果の内容、および審査プロセスや審査機関と認証事業者の関係などを総合的にチェックして判断されます。

しかし、当然すべての事業者がこちらを通過できるとは限らず、もし不合格になってしまったら、体制を整備し直して再び審査を受けなければいけないため、マーク取得までの期間は長くなります。

まとめ

ここまで、JAPHICマーク取得までの期間が長引いてしまう理由について解説しましたが、いかがでしたでしょうか?
中小事業者であっても、気軽かつ短期間でスピーディーに取得できるというのが、JAPHICマークのメリットの一つです。
そのため、できる限りスムーズに審査を通過できるよう、万全の体制をもって申請を行うことをおすすめします。

JAPHICマークに興味を持って頂いたら

JAPHICマークをもっと知って頂くために、コンサルタントによるJAPHICマーク取得のための無料セミナーを月2回実施しています。
詳しい日程はこちらから

JAPHICマーク取得コンサルティング資料請求などはこちらから

未分類
Growth Vision Column
タイトルとURLをコピーしました