JAPHICマーク取得事業者の周りには、さまざまな関連組織や機構が存在します。
具体的には、JAPHICマーク認証機構や認定審査機関、そして消費者がこちらに該当します。
ここからは、JAPHICマーク取得事業者を取り巻くこれらの組織、機構の関係性について詳しく解説したいと思います。
JAPHICマーク取得事業者
JAPHICマーク取得事業は、適切な個人情報保護体制を整備し、それを継続的に維持していく必要があります。
こちらは、マークを取得した後も同じで、年に1回の更新のために、個人情報保護法、番号法などのガイドラインにおけるあらゆる内容を遵守します。
また、JAPHICマーク取得事業者と直接的な関係があるのは、認定審査機関と消費者です。
認定審査機関
認定審査機関は、JAPHICマークまたはJAPHICマークメディカルの認定審査を行う機関であり、個人情報の取り扱いや保護などの知識を豊富に有し、なおかつJAPHICマーク等の認証のための審査業務について、適格に実施できる能力があると認められた事業者のみ、認定審査機関として認められます。
現時点でJAPHICマーク認証の審査が可能な認定審査機関は、東京都豊島区の株式会社アース、東京都中央区の株式会社PICC、東京都千代田区のTBSCグループ株式会社の3社です。
JAPHICマーク取得事業者、あるいは取得を目指す事業者は、こちらの認定審査機関に対し、JAPHICマーク取得の申請を行い、審査をしてもらいます。
こちらは、更新時も同様です。
また、認定審査機関は、JAPHICマークの取得や申請、更新などに関する相談にも対応しているため、JAPHICマーク取得事業者にとっては、非常に頼りになる存在でもあります。
消費者
JAPHICマーク取得事業者から見た消費者とは、基本的にはその事業者が個人情報を取り扱う本人を指しています。
また、JAPHICマーク取得事業者は、その消費者から個人情報に関する開示や訂正、削除といった申出を受けたとき、適切に対応しなければいけません。
開示とは、開示請求のことだけでなく、JAPHICマーク取得事業者が所有している消費者の情報について、その本人がいつでも知り得る状態で運用することを指しています。
本人の個人情報に誤りがある場合や、すでに当初の使用目的を果たした場合などは、訂正や削除を行うことも求められます。
ちなみに、消費者の要望や苦情などは、JAPHICマーク取得事業者だけでなく、JAPHICマーク認証企業に直接入ることもあります。
JAPHICマーク認証機構
JAPHICマーク認証機構は、認定個人情報保護団体に認定されている一般財団法人であり、“JAPHIC”というときはこちらの機構を指していることが多いです。
前運営会社である“特定非営利活動法人日本個人・医療情報管理協会”も、経済産業大臣から認定個人情報保護団体として認められていて、現在の機構が認められたのは2021年7月と比較的最近です。
こちらの主な業務は、認定個人情報保護団体業務、第三者認証業務の大きく2つに分かれていて、JAPHICマーク取得事業者は、直接当機構に申込や申請などを行うことはありません。
ただし、マーク取得の審査を行う認定審査機関は、その認定報告や取り消し報告について、必ず当機構に対して行います。
また、事業者に対し、実際にJAPHICマークを発行するのはJAPHICマーク認証機構であり、事業者はマーク取得後も、こちらの機構から個人情報保護体制に関する指導を受けることになります。
ちなみに、こちらは消費者の項目でも触れましたが、JAPHICマーク認証機構は、JAPHICマーク取得事業者の消費者からの苦情を受け付ける、消費者相談窓口としての顔も持っています。
まとめ
ここまで、JAPHICマーク取得事業者を取り巻く各組織、機構の関係性について解説しましたが、いかがでしたでしょうか？
これからJAPHICマークを取得しようと考える事業者は、前述したような関係性や、各組織の役割などについて把握しておかなければいけません。
もちろん、JAPHICマーク取得後は、どのようにして消費者の安全を保護していくのかについても、あらゆる観点から考える必要があります。
