JAPHICマークは、取得することで自社の個人情報保護体制の整備、適切な運用ができていることをアピールできるマークです。
しかし、すぐに付与されるわけではなく、取得までにはある程度の段階を踏む必要があります。
ここからは、JAPHICマーク取得までの流れについて解説します。
事前準備
JAPHICマークを取得するにあたって、企業はまず個人情報保護の体制を構築しなければいけません。
具体的には、申請の対象となる事業者としての条件を満たしているかどうかを確認し、ガイドラインで要求されている実現可能な個人情報保護の体制を整備します。
申請
JAPHICマークの取得申請における事前準備が完了したら、次はJAPHICの公式ホームページにて、必要書類一式をダウンロードします。
こちらの必要書類は、JAPHICマーク申請書類、JAPHICマークメディカル申請書類の2種類があるため、間違えないように注意してください。
また、申請については、JAPHICマークの認定審査機関に対して行います。
認定審査機関は、個人情報の取り扱いおよび保護に関して知見を有し、なおかつJAPHICマーク等の認証に係る審査業務を適確に実施できる能力があると、JAPHICが判断した審査機関です。
受取
認定審査機関に申請書類一式を提出した後は、認定審査機関による受取、申請書類の不足および記入漏れチェックが行われます。
こちらに不備がなければ、正式な受取となり、申請した企業には審査申請料請求書が送付されるため、内容にしたがって速やかに審査申請料を振り込みます。
ちなみに、書類がすべて揃っていない場合は、申請企業の費用負担による返却が行われるため、しっかりと内容を確認して提出しましょう。
受理
審査申請料の入金が認定審査機関に確認された後、再び記載内容の不備が確認されます。
このとき、申請資格があるかどうか等の形式審査も行われ、特に問題がない場合は申請が受理されます。
また、受理された後は、JAPHICマーク付与申請に係る申請書類受領書が送付され、こちらは無事に申請書類が受理されたという証明になります。
書類審査
書類審査は、認定審査機関によって受理された書類の記載内容について、個人情報保護方針や個人情報に係る規定類の整備状況、またはそれらに準じた体制整備状況の観点から行われる審査です。
このとき、審査に関して疑義が生じた場合には、新たに別の資料を提供しなければいけないこともあります。
現地審査
書類審査が完了した後に行われる現地審査は、書類審査によって生じた疑義や、個人情報保護方針の通りに体制が整備されているか、運用されているかについて、認定審査機関が確認するために行われるものです。
判定会議
すべての審査が終了した後は、認定審査機関の判定会議が行われます。
具体的には、書類審査、現地審査の結果に基づき、JAPHICマークを付与するのにふさわしいかどうかが判定されます。
結果の通知と公表、マーク付与
判定会議により、JAPHICマークの付与が決定した申請企業に対し、結果が通知されます。
認定の結果を受けた場合は、指定の期間までに、付与機関の指定銀行口座に対し、年会費相当額を振り込みます。
また、付与機関が年会費の振り込みを確認した後には、当該事業者に対し、JAPHICマークの認証許諾証書が交付されます。
ここまで段階を踏むことで、晴れてJAPHICマークの取得企業となります。
ちなみに、JAPHICマーク付与の事実については、速やかに付与機関のホームページで公表されます。
まとめ
ここまで、JAPHICマーク取得までの流れについて解説しましたが、いかがでしたでしょうか？
事前準備からマーク取得までにかかる期間は、概ね1～3ヶ月です。
ただし、個人情報保護体制が不十分な場合は、事前準備に費やす時間が長くなり、上記よりも取得まで時間がかかる可能性があるため、取得を目指すのであれば、できる限り早く行動することをおすすめします。
