個人情報を取り扱う組織では、情報のデータ化が進み、中には紙媒体を一切使用しないようなところも存在します。
しかし、特に地方自治体などにおいては、いまだに書類などの形式で個人情報が管理されているケースも多いです。
今回は、紙媒体の紛失による個人情報漏えい事故の事例を紹介します。
二宮町書類紛失事件
神奈川県二宮町は、2024年7月30日～8月2日かけて受理した火葬料補助金交付申請書兼領収書4件が所在不明になっていることを明かしました。
同年8月13日、担当者が処理を行おうとした際、紛失したことに気付いています。
これらの書類には申請者の氏名や住所、電話番号や振込口座情報、死亡者との続柄や死亡者の個人情報などが記載されていました。
同問題を受け同町では、対象となる申請者に電話で経緯の説明と謝罪を行い、文書の再提出を依頼しています。
また再発防止に向け、受理した書類の管理方法について見直し、管理監督者が定期的に管理方法を確認することも公表しています。
春日部市書類紛失事件
埼玉県春日部市は、同市より民生委員に貸与していた高齢者世帯名簿が所在不明になっていること公表しました。
高齢者世帯名簿には75歳以上の世帯員のみで構成されている62世帯89人の個人情報が記載されていて、氏名や住所、生年月日や年齢が含まれています。
民生委員が今年7月に名簿を紛失していることを確認しました。
同年3月頃、民生委員が自宅で書類を整理した際、誤って廃棄した可能性があるとしています。
同市では、対象となる世帯を訪問し、経緯の説明と謝罪を行っています。
自宅での重要書類の取り扱いについて、もう少し厳しいルールを定めていれば、こちらの事故は防止できたかもしれません。
東京都教務手帳紛失事件
東京都は、都立農業高校において、生徒の個人情報が記載された教務手帳が所在不明になっていることを明らかにしました。
都によると、今年5月10日に教務手帳が見当たらないことに定時制課程の教諭が気付き、副校長に報告したといいます。
同年5月13日～7月5日にかけて校内で探索を進めつつ、関連する教員や生徒への聞き取りなども実施したものの、見つかりませんでした。
問題の教務手帳には、同教諭が担当する生徒46人の氏名や出欠状況、提出物の記録などが記載されていました。
同校では全校集会を開き、生徒に対して事情を説明するとともに謝罪し、保護者説明会もあわせて開催しています。
鹿児島市書類紛失事件
鹿児島市は、谷山支所の物価高騰対応追加給付金窓口において、今年8月9日に受け付けた調整給付金支給確認書が所在不明になったと明かしました。
同日、業務委託先のスタッフが同書類を入れたファイルが見当たらないことに気付き、同市に報告しています。
対象となるのは、12人分の調整給付金支給確認書です。
氏名や住所、電話番号や口座情報、調整給付額や身分証明書情報などが含まれています。
委託先の運営マニュアルでは、個人情報に関する書類を住民より見えない場所で保管・管理することが定められていました。
しかし、実際は受付が多い時間帯に、受付窓口の机上で一時的に保管していたといいます。
このように、あらかじめマニュアルが定められていても、その通りに管理されずに個人情報漏えいにつながってしまうというケースもあります。
委託先企業でこのような事態に陥ると、委託元企業はなかなか対処できません。
まとめ
紙媒体はデジタルが苦手な方でも扱いやすいですが、物理的な紛失によって個人情報などが漏えいするリスクがあります。
そのため、鍵付きのキャビネットで厳重に保管したり、閲覧や持ち出す際の条件を厳しくしたりといった対策が必要です。
またこれらの個人情報保護に関する知識を深め、体制を強化するためには、組織が一丸となってJAPHICマークの取得を目指すべきだと言えます。
