個人情報開示請求は、企業が保有する個人情報について、その本人が閲覧やコピーの交付を請求する制度です。
原則個人情報取扱事業者は、こちらの請求に応じなければいけませんが、対応方法を間違えてはいけません。
今回は、JAPHICマーク取得企業における個人情報開示請求への対応のポイントを解説します。
JAPHICマーク取得企業が個人情報開示請求に対応する際のポイント4選
個人情報開示請求への対応時は、以下のポイントを押さえておくべきです。
・家族などの個人情報は開示しない
・本人に負担をかけすぎない
・代理人の請求には慎重に応じる
・状況に応じて開示請求を拒否する
各項目について詳しく説明します。
家族などの個人情報は開示しない
JAPHICマーク取得企業が個人情報を開示する際は、原則その本人の個人情報しか開示してはいけません。
例えば、顧客などが自身の個人情報に加えて、家族の個人情報の開示も請求してきたとしましょう。
開示請求は本人の保有個人情報が対象であるため、たとえ家族や知人であってもこの場合は請求の対象外になります。
もし本人に対して家族などの個人情報を開示してしまった場合、JAPHICマーク取得企業には守秘義務違反の問題が生じるため、注意が必要です。
本人に負担をかけすぎない
顧客などから個人情報開示請求があった場合、JAPHICマーク取得企業は厳格に本人確認を行う必要があります。
しかし本人確認のための手続きについては、本人に過剰な負担を課してはならないということが法律で定められています。
例えば開示請求の方法について、郵送やメールなどの請求を認めず、「平日〇時～〇時に本社の窓口までお越しください」といったように限定したとします。
こちらは遠方に居住する方、身体が不自由な方、高齢の方などにとって負担が大きくなります。
また平日に仕事をしている方にもスケジュール調整が大変になるため、JAPHICマーク取得企業は郵送やメール、FAXなどの手続きに対応すべきです。
代理人の請求には慎重に応じる
個人情報開示請求は、本人だけでなくその代理人から行われることもあります。
もし代理人からの請求があったのであれば、JAPHICマーク取得企業は慎重に応じなければいけません。
まず、代理人が要件を満たしているかどうかを確認します。
本人の代わりに個人情報開示請求ができるのは、未成年者または成年被後見人の法定代理人、開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人のみです。
未成年者は責任能力に乏しく、成年被後見人は判断能力が低下している可能性があるため、代理人の請求が認められています。
また確認の際は該当人物の本人確認書類、戸籍謄本のような本人との関係が記載されている書類や委任状、印鑑証明書などの提出を求めるのが望ましいです。
状況に応じて開示請求を拒否する
本人からの個人情報開示請求については、基本的には遅滞なく対応しなければいけませんが、場合によっては拒否することができます。
例えば、JAPHICマーク取得企業の業務の適正な実施に著しい支障をきたすおそれがある場合、拒否しても構いません。
こちらはクレーマーから何度も同じ内容の請求をされたり、該当する個人情報が存在しないことを伝えても納得せず、何度も問い合わせをされたりした場合などが該当します。
このような状況が続くと、JAPHICマーク取得企業は通常の業務を遂行することができない可能性があるため、毅然とした態度で接しましょう。
まとめ
JAPHICマーク取得企業が個人情報開示請求に対応するすべてのケースに言えることは、法律などのルールを遵守し、迅速に対応するということです。
もちろん、中にはイレギュラーなケースもあるかと思いますが、事前にルールを把握していればその範囲内で対応できる可能性が高いです。
安易に対応すると開示の範囲を誤ったり、第三者に個人情報が漏えいしたりすることがあるため、注意してください。
